AIの使い道が決まらない会社へ: 業務の棚卸しから最初の1つを選ぶ手順

「何に使えばいいか分からない」で、止まっていませんか

「AIを使いたい。ただ、何に使えばよいのかが決まらない」。AIの推進を任されても、使い道の候補と優先順位を示せず、稟議や社内の説明が進まない。この記事は、そうした状況を想定しています。

公的な調査からも、使い道を決める材料が足りない状況がうかがえます。中小機構の調査（2026年3月）で、AI・IT導入にかかる社内の情報量を尋ねたところ、「成功事例や活用事例などの情報が十分に入手できている」に「あまり当てはまらない」「全く当てはまらない」と答えた中小企業は83.3%（1,635社）、「適切なベンダーや製品を選定する情報が十分にある」では79.8%（1,631社）でした。AIだけでなくITも含む設問です。帝国データバンクの2026年3月の調査でも、生成AI活用上の懸念として「生成AIを活用すべき業務の範囲」を挙げた企業が40.0%ありました（3つまでの複数回答）。

この記事では、使い道を決めるために、業務をどう洗い出し、何で並べ、どう1つに絞るかを整理します。

論点1: 実際に使われているのは、文書まわりと管理部門

まず、いま実際にどの業務で使われているかを見ます。IPAの「DX動向2026」では、AI（生成AIを含む）を導入・試験利用・検討している企業に用途を尋ねています。

• 「文書・音声の要約・翻訳・校正」82.5%
• 「文書・レポートの作成」80.5%
• 「情報検索・収集・分析・レポーティング」77.0%
• 一方、「生産・物流・サービス提供の計画支援」は6.0%、「自社製品・サービスの高度化」は10.9%

IPAは、文書作成や情報収集など、個人の業務の効率化用途が中心としています。利用している部署（生成AI。生成AIを導入・試験・検討している企業が母集団）も、最も高いITシステム71.9%に、経営企画69.0%、総務・法務68.4%が続く一方で、調達31.3%、流通23.9%、製造（設計、生産管理を含む）35.7%と、現場の業務に近い部署は低くなっています。

別の調査も、効率化が中心であることを示しています。帝国データバンクの調査では、生成AIを活用している企業3,560社の主な活用業務は、「文章の作成・要約・校正」が45.1%、「情報収集」が21.8%でした。中小機構の調査では、AIを導入した中小企業331社の導入目的は「業務効率化／作業時間の短縮」が87.0%で最多でした（複数の目的を選べる形）。

ただし、これは「どこで使われているか」の実態で、自社の答えではありません。JYUは、先行している理由の一つに、人が出力を後から確認しやすい業務であることがあると読みます。調査はこの理由を示していないので、JYUの解釈です。

論点2: 棚卸しの単位は「AIでできること」ではなく「業務」

AIの機能から候補を探すと、「要約」「検索」「文章作成」と機能の名前が並ぶだけで、どの業務に効くのかが決まりません。JYUは、業務の困りごとから逆算するほうが、候補と優先順位を示しやすいと考えます。

候補は部署名ではなく業務の単位で、次の6項目で書きます。

• 業務名と目的何のための、どの業務か「議事録作成」のように業務の単位で書く。部署名では書かない。
• いまの量工数・件数・頻度週に何回、1回に何時間かかっているか。使う前の基準値になる。
• 必要な品質どの水準なら使えるか下書きでよいのか、そのまま社外に出すのか。
• 使うデータ何を入力するか営業秘密や個人情報を含むかどうか。
• 誤りの影響間違えたら、誰に何が及ぶか社内で直せるのか、顧客や取引先に及ぶのか。
• 今の確認者いま誰が確認しているかAIを使った後も、確認する人と手順を決める出発点になる。

JYUの整理です。公的な様式ではありません。

候補には、AIを使わない手段も入れます。業務そのものをやめる、手順を標準化する、既存のITの設定で済ませるといった手段です。AIはその選択肢の1つとして並べます。

観点	AIの機能から探す	業務の困りごとから逆算する
出発点	「AIで何ができるか」	「どの業務に時間がかかり、何に困っているか」
候補の形	「要約」「検索」など機能の名前	「議事録作成」など業務の単位
優先順位	機能の目新しさや、声の大きさで決まりやすい	効果と、間違えたときの影響で比べられる
稟議での説明	「便利そう」にとどまりやすい	現状の量と確認者を示せる。効果を測る基準値にもなる

JYUの整理です。

論点3: 並べる軸は、効果と、間違えたときの影響

洗い出した候補は、効果の見込みと、間違えたときの影響の2軸で並べます。効果が大きくても、間違えたときの影響が大きい業務は、確認の仕組みが先に必要です。

IPAの手引書（2026年7月31日）は、AIシステムの対象業務や扱う情報に基づいて、固有リスク（影響度の大きさ）を評価する考え方を示しています（第5章）。JYUは、業務を「使うデータ」と「誤りの影響」で記述しておくと、この考え方に沿って評価しやすくなると考えます。

入力する情報にも注意が要ります。IPAの「AI利用者のためのセキュリティ豆知識」は、「ここから始めるAIセキュリティ対策」の1つ目に「クラウドAIに営業秘密は教えない」を挙げています。営業秘密や個人情報を使う業務は、入力のルールと確認者を先に決めてから、候補に残します。経済産業省のAI事業者ガイドライン（第1.2版）の公表ページには、活用の手引き（案）、チェックリスト、ワークシートも掲載されています。自社のルールを整えるときに、あわせて確認できます。

提言: 最初の使い道を決める5つの手順

決める手順を、次のように整理します。公的な標準ではなく、JYUの整理です。

1. 01
   困りごとから、業務を洗い出す人が判断

   「時間がかかる」「ミスが多い」「あの人にしか分からない」を部署ごとに聞き、業務の単位で書き出す。

2. 02
   候補を6項目で書く人が判断

   業務名と目的、いまの量、必要な品質、使うデータ、誤りの影響、今の確認者を埋める。

3. 03
   AIを使わない手段も候補に入れる協働

   業務の廃止、標準化、既存ITの設定も並べる。AIはその選択肢の1つ。

4. 04
   効果と、間違えたときの影響で並べる人が判断

   影響が大きい業務は、確認の仕組みを先に決める。営業秘密や個人情報を使う業務は入力ルールが先。

5. 05
   最初の1つを選び、基準値を取る人が判断

   影響が小さく、効果が見込める1業務を選ぶ。使う前の所要時間と、確認・修正の手間を測る。

手順はJYUの整理です。選んだ後の進め方は、関連記事も参照してください。

最初の1つは、影響が小さく、効果が見込める業務から選びます。実態調査で先行している文書まわりの業務は、有力な候補になりますが、自社の6項目で並べた結果で決めます。

おわりに

「何に使えばよいか分からない」は、知識が足りないからというより、候補を比べる材料が整っていないことが多いと、JYUは考えます。業務を洗い出して6項目で書けば、効果と間違えたときの影響が並べられ、最初の1つを選べます。選んだら、使う前の基準値を取り、小さく試して測ってください。

出典と前提

数値は2026年11月3日に、各調査の公表資料で確認しました。調査ごとに対象・設問・定義が異なるため、数値同士は直接比較していません。

• 中小機構「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」（2026年3月、2ページの要約版）: 要約版PDF。Webアンケートで、調査期間は2025年11月17日〜12月12日、対象は全国の中小企業10,000社（中小企業基本法の定義）。「AI」は画像認識、音声認識、生成AIなど、AI技術を用いたサービス。情報量の設問は「AI・IT導入にかかる社内理解や情報量」で、項目ごとの回答数は1,635社と1,631社。導入目的はAI導入企業331社の回答。
• 帝国データバンク「生成AIに関する企業の動向調査（2026年3月）」（2026年5月14日公表）: 調査ページ。調査期間は2026年3月17〜31日。「生成AIを活用すべき業務の範囲」の割合は、ページに母数の明記がない。
• IPA「DX動向2026」（2026年7月30日公表）: 本文PDF。用途は図表3-9、利用部署は図表3-7。いずれもAIまたは生成AIの導入・試験・検討企業が母集団。
• IPA「AI利用者のためのセキュリティ豆知識」（2026年4月2日公開）: 公開ページ。
• IPA「生成AIおよびAIエージェントを安全に活用するための手引書」（2026年7月31日更新）: 公開ページ。
• 経済産業省「AI事業者ガイドライン」（第1.2版）: 公表ページ。

「業務の棚卸しの6項目」「使い道を決める5つの手順」「効果と間違えたときの影響の2軸」は、JYUの整理であり、公的な標準ではありません。